تحتاج جميع المؤسسات إلى التعامل مع عمليات تدقيق الامتثال والوكالات التنظيمية. يعد الامتثال لنظام إدارة المحتوى (CMMS) أحد أهم ميزات النظام. تشمل عمليات تدقيق الامتثال التعامل مع السلطات التنظيمية الخارجية وبروتوكولات العمل الداخلية والمزيد.

سيساعد برنامج CMMS فرق صيانة المرافق على أتمتة أنشطة الصيانة لتحقيق الامتثال. لذلك ، يمكن أن يساعد استخدام CMMS في إدارة الصيانة وتحقيق الامتثال التنظيمي من خلال تحديث الأصول وتتبع معايير العمل. توضح هذه المدونة معنى الامتثال لنظام إدارة إدارة المحتوى وكيف يمكن لنظام إدارة المحتوى تحقيق الامتثال التنظيمي لأي مؤسسة.

الامتثال لنظام إدارة إدارة المحتوى: كيف يحقق برنامج Cmms الامتثال التنظيمي

كيف يجتاز CMMS عمليات تدقيق الامتثال؟

يعد CMMS (نظام إدارة الصيانة المحوسب) الذي يعمل على أتمتة عمليات إدارة الصيانة مثاليا لمساعدة أي شركة على تحقيق معايير الامتثال التنظيمي.

قد تتضمن عمليات الامتثال CMMS إدارة الإنتاج والصيانة والخدمات، والتي يمكن إدارتها من خلال جمع البيانات في تطبيقات CMMS.

إن وجود برنامج CMMS

لتتبع حركة منتجك أو خدمتك يجعل من السهل إدارة الصيانة واجتياز عمليات تدقيق الامتثال.

الامتثال التنظيمي هو التزام المؤسسة بالقوانين واللوائح والسياسات المتعلقة بعملياتها التجارية.

يعتمد الامتثال التنظيمي على تسجيل كل شيء. لهذا السبب ، من الضروري الحصول على امتثال CMMS. يحتفظ بسجلات يمكن تتبعها لجميع أعمال الصيانة التي يتم إجراؤها واللوائح المعمول بها لإثبات أن المنشأة تمتثل للوائح الحكومية.

يعمل CMMS كمفتش داخلي ، مما يضمن حماية الموظفين والأصول مع الامتثال للقوانين الخارجية.

من خلال جدولة المهام المتعلقة بالأمان ، يتتبع الامتثال CMMS جميع سجلات الأصول ويمنع المرافق من تلقي الغرامات.

تحتاج أيضا إلى التعرف على لوائح الصناعة. قد تكون هناك معايير امتثال تنظيمية محددة لمجال عملك.

ما الذي يسعى مدققو الامتثال إلى رؤيته؟

أثناء تدقيق الامتثال، يريد المدققون التأكد من امتثال مؤسستك للنقاط التالية:

1. لديك خطوات الجودة.
2. اتبع إجراءات الجودة.
3. حفظ السجلات.
4. تأكيد النتائج.
5. تحسين النتائج.

سيدعم الامتثال لنظام إدارة المحتوى (CMMS) كل هذه الخطوات.

كيف يمكن للمؤسسات تحقيق الامتثال التنظيمي باستخدام CMMS؟

برنامج CMMS يساعد في التحضير لعمليات تدقيق الامتثال الخارجية. بينما توفر الميزات المختلفة وثائق تدقيق محددة ، فإن استخدام CMMS يظهر للمدققين أنك تسجل وتفعل كل شيء لتلبية هذه المعايير.

فيما يلي بعض الطرق التي سيساعدك بها امتثال CMMS على اجتياز عمليات تدقيق الامتثال:

تعقب محفوظات أوامر العمل.

يحتاج مدققو الامتثال إلى معرفة أن تفسيرات هذه المعايير يتم اتباعها بشكل روتيني.

سيقوم CMMS بتتبع وتخزين سجلات الأصول وسجل أوامر العمل والرسوم لكل أصل، بما في ذلك نوع أمر العمل والحالة وسجل العمل والوصف.

إنشاء التقارير ولوحات المعلومات.

دمج فرق إعداد التقارير وأدوات لوحة المعلومات داخل CMMS لإنشاء التقارير وتعديلها وإضافتها إلى لوحات المعلومات والتدقيق وتقييمات الأداء الحرجة للمسؤولين لعرض الوضع الحالي لمقاييس اللوائح (KPI) ؛ يمكن إنشاء التقارير تلقائيا وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى أعضاء فريق صيانة محددين.

مهام الصيانة الوقائية

تسمح لك معظم برامج CMMS بإنشاء قوائم مهام الصيانة الوقائية (PM).

تحتوي هذه القائمة على معلومات تحدد التوافق القياسي لمختلف الوظائف.

يمكن لفريق الصيانة الذي يقوم بإعداد أوامر العمل تحديد هذه المهام وإضافتها إلى أمر العمل لضمان اتباع عملك للإجراءات القياسية.

يوفر تاريخ صيانة الامتثال لنظام إدارة المحتوى دليلا على اكتمال المهمة.

قدرات مسار التدقيق

يسجل سجل مسار التدقيق في وظيفة CMMS جميع التغييرات التي تطرأ على أوامر العمل.

وهذا يشمل من قام بتغييره ، وما الذي تغير ، ومتى.

هذه الميزات قياسية في برامج الصيانة وضرورية لاجتياز عمليات التدقيق.

تم تصميم وظيفة مسار التدقيق لتلبية احتياجات المؤسسات متعددة المواقع.

هذا يسمح لك بالاطلاع على تفاصيل عملياتك. بالإضافة إلى عرض سجلات تغيير أمر العمل، يمكنك عرض كيفية استخدام الموظفين لبرنامج CMMS.

معلومات الموظف

قد تتضمن عمليات تدقيق الامتثال التنظيمي تقديم معلومات حول موظفي المؤسسة.

يربط نظام CMMS شهادات الموظفين الفردية بعمل وسجلات تاريخ الموظف بحيث يمكن العثور عليها بسرعة عند الحاجة.

اعتمادا على برنامج إدارة الصيانة الذي تختاره ، سيتم تخزين المزيد من المعلومات ، مثل تسهيل مهام العمل المناسبة وتوزيع ساعات العمل والمعلومات الشخصية الأخرى.

التوقيع الرقمي

تتطلب الصناعات الدوائية والطبية والغذائية والمشروبات من الشركات اتباع إجراءات صارمة حتى تتم الموافقة على منتجاتها من قبل إدارة الغذاء والدواء.

تستخدم بعض هذه الشركات CMMS لإثبات أنها التزمت بهذه الإجراءات من خلال التوقيعات الرقمية على أوامر العمل.

يتيح لك ذلك إرسال جميع الأعمال رقميا وتخزين الملفات الورقية بأمان.

يمكن إغلاق أمر العمل تلقائيا عند اكتمال كافة خطوات المهمة.

يمكنك أيضا تعيين أنواع أوامر عمل محددة لطلب الموافقة. هناك إعدادات أخرى يمكنك اختيارها لمتطلبات قانونية إضافية.

الأسئلة المتداولة حول الامتثال لنظام إدارة المحتوى

ما المقصود بالامتثال لنظام إدارة المحتوى؟

يتم استخدام نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) أو إدارة أصول المؤسسة (EAM) لإثبات الامتثال لمؤسستك وتحقيق المعايير التنظيمية لتجعلك تجتاز عمليات تدقيق الامتثال.

ما هي الفوائد العامة لنظام إدارة المحتوى لمؤسستك؟

سيدير CMMS عمليات الصيانة لمؤسستك ويؤثر عليها بفوائد كبيرة من خلال زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف وإدارة المستندات وتقليل المخاطر وتحسين أوامر العمل.

أين يمكنني استخدام CMMS للامتثال؟

يمكن استخدام CMMS في الصناعات الصغيرة والكبيرة ، مثل التصنيع وإنتاج الطاقة والطائرات والنقل وما إلى ذلك.